ActiveData für Excel – Systemvoraussetzungen
ActiveData für Excel – technisch gesehen
Bei ActiveData für Excel ist ein MS Excel-COM AddIn. Es erweitert die MS Excel-Standardfunktionalitäten um mehr als hundert spezielle Prüferfunktionalitäten und ist direkt in das Excel-Menüband integriert. ActiveData befindet sich immer rechts neben dem Reiter "Daten".
ActiveData-Sprachversionen – Welche Sprachversionen gibt es?
ActiveData verfügt über folgende Sprachversionen: englisch, deutsch, französisch, japanisch. Die deutschsprachige Version ist gleichzeitig englischsprachig und lässt sich unter der ActiveData-Hilfe → Optionen → Fehlerbehebung einfach umstellen.
Hardware-Voraussetzungen
Im Prinzip keine. ActiveData kann auf alle handelsüblichen Personal Computern installiert werden, auf denen MS Office installiert ist.
Software-Voraussetzungen
ActiveData lässt sich in alle gängigen Versionen von Microsoft Excel integrieren: Aktuell sind das: Excel 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 und Excel 365 (einschließlich 64-bit)
Restriktionen
Was muss man bei der Nutzung von MS Excel beachten?
In MS Excel ist Verarbeitungsmöglichkeit auf ca. 1 Mio. Datensätzen begrenzt.
Größenangaben im Detail pro Tabellenblatt: Tabellenblatt 1.048.576 Zeilen und 16.384 Spalten (A bis XFD), gleichbedeutend mit 17.179.869.184 gefüllten Zellen
Dateigröße max. 1,35 GB
Sollte die zu importierende Tabelle mehr als 100.000 Zeilen beinhalten, wird das Speichern im Format Excel Binärarbeitsmappe (xlsb) empfohlen. Dadurch lässt sich die Dateigröße in MB wesentlich reduzieren. Inhaltlich erfolgen keine Einschränkungen.
Für den Fall, dass die Tabelle die genannten Maximalgrößen überschreiten sollte, sollten Datenexporte als Extrakt vorgenommen werden (z. B. Extrakt nur bestimmter Buchungskreise, Konten oder Belegarten aus dem abgebenden System). Alternativ können auch Extrakte mit ActiveData for Office/SQL oder anderen Prüfsoftware- bzw. Importtools gebildet werden. Bei ActiveData for Office/SQL handelt es sich um eine englischsprachige Desktop-Anwendung mit vergleichbarem Funktionsumfang wie ActiveData für Excel sowie der Möglichkeit, Importe unbegrenzter Größe vornehmen zu können.
Zu beachten ist weiterhin, dass die Daten in MS Excel veränderbar sind. Zelleinträge lassen sich editieren. Das ist jedoch in anderen Prüfsoftware-Anwendungen auch möglich. Die einzelnen Prüfungsschritte werden in ActiveData in einem AuditLog protokolliert (fortlaufende Textdatei).
Installation
Grundsätzliches zur Installation von ActiveData für Excel
Die Installation von ActiveData für Excel erfolgt immer auf Basis der aktuellen Testversion. Dabei handelt es sich um eine 30tägige Vollversion. Sie kann aus dem Download-Bereich werden.
Eine Angabe personenbezogener Daten ist nicht erforderlich.
Für die Installation der Testversion werden lokale Administratorrechte benötigt. Ein Installationsassistent unterstützt die Installationsschritte.
Nach dem Lizenzkauf und der Installation der ActiveData-Testversion erfolgt die Freischaltung der Vollversion über einen Registrierungsschlüssel (siehe ActiveData → Hilfe → Registrieren).
ActiveData unterstützt Remote Desktop Connection, Terminal Server- und Citrix Server-Verbindungen. Der zugehörige Installationsleitfaden kann per E-Mail angefordert werden: supportde@informationactive.com.
Der Einsatz von ActiveData in virtuellen Umgebungen ist möglich. Der zugehörige Installationsleitfaden kann per E-Mail angefordert werden: supportde@informationactive.com.
Eine Installation mittels Verteilsoftware ist möglich. Der zugehörige Installationsleitfaden kann per E-Mail angefordert werden: supportde@informationactive.com.
Lizenzkauf und Registrierung der ActiveData-Vollversion
Lizenzmodell
ActiveData-Lizenzen sind Named User-Lizenzen. Das bedeutet, dass eine Lizenz einer bestimmten natürlichen Person zugewiesen ist. Aus datenschutzrechtlichen Gründen speichert InformationActive Inc. lediglich die Kontaktdaten des Käufers einer Lizenz bzw. Supportnehmers (Ansprechpartnerdaten). Eine Lizenznummer kann mehrere Lizenzen umfassen. Zu dieser Lizenznummer werden die Geräte-IDs der Nutzer gespeichert.
Lizenzinformationen können auf der Kundenplattform von InformationActive Inc. eingesehen werden: informationactive.com/de (Login-Bereich). Die Zugangsdaten werden im Lauf des Lizenzkaufs per E-Mail zur Verfügung gestellt.
Die private kostenfreie Nutzung von ActiveData ist in Ergänzung zur gewerblichen Nutzung möglich.
Der Kauf von ActiveData-Lizenzen erfolgt über den Bereich Bestellen.
Hier sind verschiedene Produkt- und Supportalternativen incl. Rabattstaffel gelistet. Die Bezahlung erfolgt per Kreditkarte oder Paypal über die sichere Bezahlplattform von InformationActive Inc. Sie erhalten eine kanadische Rechnung in Euro.
Die Ausstellung einer deutschen Rechnung sowie die Bezahlung per SEPA-Überweisung sind möglich. Informationen dazu können per E-Mail angefordert werden: supportde@informationactive.com
Im Anschluss an einen Lizenzkauf erhält der Käufer eine Kundennummer und einen Lizenzschlüssel für die zugehörige ActiveData-Version. Diese Informationen werden für die anschließende Registrierung der Vollversion benötigt.
Der Support für ActiveData für Excel ist optional wählbar. Er beinhaltet das Recht auf sämtliche Updates sowie den deutschsprachigen Anwendersupport im gewählten Zeitraum. Derzeit stehen ein einjähriger, ein zweijähriger oder ein dreijähriger Supportzeitraum zur Auswahl.
Den Support wählen Sie im Bereich Bestellen aus.
Hier sind verschiedene Produkt- und Supportalternativen gelistet. Die Bezahlung erfolgt per Kreditkarte oder Paypal über die sichere Bezahlplattform von InformationActive Inc.
Sie erhalten eine kanadische Rechnung in Euro.
Die Ausstellung einer deutschen Rechnung sowie die Bezahlung per SEPA-Überweisung sind möglich. Informationen dazu können per E-Mail angefordert werden: supportde@informationactive.com
Auf der deutschsprachigen Herstellerseite von InformationActive Inc. kann im Bereich "Bestellen" die aktuell gültige Rabattstaffel eingesehen werden.
Bestellen - Rabattstaffel
Es werden Sonderpreise für Regierungs-, Non-profit- und Bildungsorganisationen angeboten.
Die ActiveData-Vollversion wird auf Basis der installierten Testversion mittels eines Registrierungsschlüssels aktiviert. Dazu muss ein Schlüssel angefordert werden. Dies ist über den Menüpunkt
ActiveData-Hilfe möglich: Hilfe → Registrieren → Schlüssel erhalten
Es öffnet sich ein neues Fenster. Hier kann unter Schritt 2 "Registrierungsschlüssel erhalten" mittels einer E-Mail an supportde@informationactive.com ein Schlüssel angefordert werden.
Sobald der Schlüssel zugesandt wird, kann er kopiert und in das Eingabefeld neben der Schaltfläche "Registrieren" eingefügt werden. Er hat eine zeitlich beschränkte Gültigkeit.
Datenimporte
Datenimporte in ActiveData
Datenimporte erfolgen mit den MS Excel-Standardfunktionalitäten und nicht mit ActiveData für Excel (außer ODBC-Kommunikation). Ein Import wird über "Datei öffnen" (Alle Dateien anzeigen) vorgenommen. In Abhängigkeit vom Format der Quelldatei führt der Excel-Import-Assistent durch die Importschritte. Es können alle gängigen Dateiformate importiert werden (insbesondere xls, txt, csv sowie Access-Datenbanken).
Import von PDF-Dokumenten?
ActiveData kann keine PDF- oder eingescannten Dokumente verarbeiten. Dazu sind separate Tools erforderlich, die PDF-Formate lesen können. Voraussetzung ist, dass die Dokumente indexiert oder zuvor von Texterkennungssoftware (OCR) aufbereitet wurden.
ODBC-Kommunikation
ActiveData kann mit MS SQL Server, Oracle, DB2, MySQL, ACE (ACCDB / XLSX) und JET (MDB / XLS) kommunizieren. Dazu können entweder die MS Excel-Standardfunktionalitäten (Daten → Daten abrufen) oder die ActiveData-Kommunikationsanbindung (Import → ODBC-Tabellen) genutzt werden.
Der Leitfaden "ActiveData – ODBC-Verbindungen" zur Einrichtung einer ODBC-Anbindung über ActiveData kann per E-Mail angefordert werden ( supportde@informationactive.com).
Eine Formatprüfung von Importergebnissen in ActiveData ist über die Funktion
Spalten → Spalteneigenschaften
möglich. Hier werden in übersichtlicher Form die Formate aller Spalten angezeigt und eventuelle Warnungen und Fehler in der Kommentarzeile ausgegeben.
Sollten im Anschluss an einen Datenimport Formatänderungen notwendig sein (beispielsweise zu Korrekturzwecken oder aufgrund prüferischer Notwendigkeit), können diese über die Funktion
Zellen → Ausgewählte Zellen konvertieren
vorgenommen werden. Hier steht eine Vielzahl an Möglichkeiten zum Wechsel von Formaten zur Verfügung. Ergänzend können beispielsweise führende und/oder nachfolgende Leerzeichen entfernt werden.
Nach einem Datenimport in MS Excel sollte für die weitere Analyse in ActiveData auf MS Formatvorlagen und das Setzen von Filtern grundsätzlich verzichtet werden. Diese Voreinstellungen können u. a. das Verbinden von Tabellenblättern verhindern.
Anwendungshinweise zu ActiveData-Funktionalitäten
Aktivierung und Beauskunftung des AuditLogs
Die Aktivierung des AuditLogs erfolgt unter der ActiveData-Hilfe: Hilfe → Optionen → Allgemein → LogDatei erzeugen Nach Aktivierung wird das AuditLog wird als Textdatei geführt. Sämtliche Funktionsaufrufe über ActiveData werden protokolliert. Ein Abruf ist unter demselben Menüpunkt über die Schaltfläche Ansicht möglich. Alternativer Aufruf: Werkzeuge → LogDatei
Umstellung der Sprachversion von Deutsch auf Englisch (bzw. umgekehrt)?
Die Umstellung der Sprachversion erfolgt unter der ActiveData-Hilfe: Hilfe → Optionen → Fehlerbehebung → Sprache (DE = German; EN = English)
Aktivierung der automatischen Blattsortierung
Die Aktivierung der automatischen Blattsortierung erfolgt unter der ActiveData-Hilfe: Hilfe → Optionen → Allgemein → Blattsortierung mit Doppelklick auf Spaltennamen
Funktion "Tage Differenz zwischen und " - Fehlermeldung.
Nach einem Office-Update ist es in seltenen Fällen möglich, dass innerhalb von ActiveData die sogenannten Automatikfunktionen für Datumsberechnungen deaktiviert werden. Eine erneute Aktivierung kann unter der ActiveData-Hilfe vorgenommen werden: Hilfe → Optionen → Fehlerbehebung → Autom. Funktionen aktivieren. Nach einem Excel-Neustart stehen die Datumsfunktionalitäten wieder zur Verfügung.
Tabellenverbindungen – Unvollständige Ergebnisse - Gründe
Tabellenverbindungen über die ActiveData-Funktion können unvollständig sein, wenn innerhalb der Spalte, die als Schlüsselfeld angegeben wurde (Zeilen über diese Spalte verbinden), numerische Werte in Textzellen vorhanden sind. Diese sind an grünen Dreiecken (Excel-Fehlerhinweis) zu erkennen.
Um dieses Problem zu lösen, gibt es zwei Möglichkeiten. Unter den MS Excel-Optionen kann die Formelprüfung ausgeschaltet werden. Pfad: Datei → Optionen → Formeln → Regeln für Fehlerprüfung → Zahlen, die als Text formatiert sind oder denen ein Apostroph vorangestellt wird (deaktivieren)
Alternativ können in ActiveData die betroffenen Spalten aus beiden Tabellen in ein durchgängiges Textformat durch das Voranstellen eines Unterstrichs umgewandelt werden.
Zellen → Ausgewählte Zellen füllen → Festwerte, mit Text füllen (Unterstrich), Präfixzellen
Diese Fehlermeldung tritt auf, wenn vorab die Tabelle mit MS Excel-Standardfunktionalitäten (Tabellen-Formatvorlagen) automatisch formatiert und Filter gesetzt wurden. Bei Datenanalysen mit ActiveData sollte grundsätzlich die Filterfunktion deaktiviert sein.
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